Projektziele im Blick behalten
Dezember 17th, 2008Hat sich ein Unternehmen dazu entschlossen, einen externen Projekmanager oder Berater anzuheuern, liegen vor dieser Entscheidung oft schon Wochen oder Monate des Liegenlassens, des Aufschiebens, des Nicht-Managements, des Herumbastelns. Neu hinzukommende Projektmanager werden deshalb bereits zu Projektbeginn mit einem schnell immer umfangreicher werdenden Katalog von tatsächlichen und vermeintlichen Projektzielen konfrontiert. Ursprüngliche Projektziele, etwa geplante Umsatzziele oder der zu schaffende Anschluß an übergreifende konzerninterne Projekte, geraten dabei zumeist schon in frühen Phasen außer Sicht.
Ist dann die externe Fachkraft im Hause, ist die Komplexität des Projektes oft schon so hoch, dass der neue Projektleiter zunächst in eine Rolle als nüchterner Pragmatiker gerät. Angesichts der aufkommenden Euphorie, dass sich “nun endlich jemand der liegengebliebenen Probleme annimmt”, kann es sogar passieren, dass er in die wenig schmeichelhafte Rolle eines Skeptikers oder Pessimisten gedrängt wird. Grund dafür ist seine auf Erfahrung basierende Erkenntnis, dass es nur eine Fokussierung auf Kernprobleme ermöglicht, Projekterfolge zu garantieren.
Oftmals besteht die erste Projektphase deshalb darin, mit allen “Stakeholdern”, mit allen Interessengruppen, Projektteilnehmern und (oft selbst den unmittelbar Beteiligten nicht bewußten) Machtzentren die Projektziele zu besprechen und festzulegen. Eine Tätigkeit, die aufgrund von trennenden Abteilungsstrukturen, Arbeitsüberlastung oder gegenseitigen Animositäten ohne externe Kräfte zumeist kaum in Gang kommen würde.
Diese Projektbesprechungen sollten als Ziel zunächst trivial wirkende Zieldefinitionen wie “Gemeinsames Verständnis des Lastenheftes”, “Definition von (Umsatz-/Kommunikations-/Unternehmens-/Marken-)Zielen der Website” oder “Welche 10 der vorhandenen 600 Bugs sind zuerst zu beseitigen?” haben. Fernab von modischen Buzz-Words und abstrakten Prozessen können solche konkreten Zieldefinitionen den Projektstart wesentlich erleichtern, die Teammotivation fördern und den Projektfortschritt einleiten.
In der Regel löst es in Unternehmen Erstaunen und Verwunderung aus, wenn tatsächlich offen und verständlich über die konkreten Ziele eines Projektes gesprochen wird, denn oft sind es gerade die vermeintlich “sonnenklaren” Project Goals, die sich bei näherem Hinsehen als Sammelsurium von Partialzielen und individuellen Vorstellungen vom “richtigen” Projektabschluß erweisen.
Zum Weiterlesen:
Preventing Scope Inflation von Barry Otterholt.
The Top 7 Reasons Why Goals Are Not Achieved von Dennis Hocker
Project Portfolio Management: Managing the Project Pipeline von Barry Muir
